Bien organizado ... ingenioso… persistente y orientado a los detalles ... con un fuerte impulso para que las cosas funcionen Secretarios y asistentes administrativos necesita una combinación de todas estas cualidades. Manejan actividades administrativas en la mayoría de las organizaciones, incluyendo escuelas, centros de salud, oficinas gubernamentales y compañías privadas. Los secretarios realizan una amplia variedad de tareas. Preparan documentos y hojas de cálculo, organizar archivos, programar citas, y apoyar a otro personal. También pueden comprar suministros, planificar eventos, y administrar almacenes. La mayoría responde llamadas telefónicas y dirigirlos apropiadamente. En escuelas, manejan las comunicaciones entre los padres, estudiantes y administración escolar. Algunos deberes son particulares a un tipo de secretario: Secretarios ejecutivos trabajo para altos ejecutivos para manejar responsabilidades complejas, incluyendo informes de investigación y redacción. La confidencialidad y la integridad son esenciales. También pueden administrar el personal de oficina. Secretarios legales preparar documentos legales y ayuda con la investigación legal bajo la supervisión de un abogado o un asistente legal. Secretarios médicos transcriben dictado y preparar informes o artículos para médicos o científicos médicos. Pueden manejar las comunicaciones con los pacientes y procesar pagos de seguro. La mayoría de las secretarias y asistentes administrativos trabajo a tiempo completo en oficinas; algo de trabajo para empresas de servicios administrativos fuera de sus propios hogares. Los trabajos generalmente requieren una educación secundaria y oficina básica, computadora, y habilidades gramaticales en inglés. Secretarios legales y médicos necesita entrenamiento adicional para aprender la terminología de la industria. La mayoría de las universidades comunitarias ofrecen programas o cursos para obtener estas habilidades. Las secretarias ejecutivas requieren varios años de experiencia laboral relacionada.
Lo que hacen:
Desempeñan tareas de secretaría utilizando terminología, procedimientos y documentos legales. Preparan documentos y correspondencia legal, como por ejemplo convocatorias, demandas judiciales, mociones, y citaciones. También pueden colaborar en tareas de investigación legal.
En el trabajo, usted:
Prepare, revise o procese documentos legales, como citaciones, citaciones, quejas, apelaciones, mociones o acuerdos previos al juicio.
Correo, fax, o los arreglos para la entrega de la correspondencia legal a los clientes, los testigos y funcionarios judiciales.
Recibir y hacer llamadas telefónicas.
Comercio
servicios administrativos
Seguridad y gobierno
leyes y gobierno
Artes y humanidades
idioma inglés
Aptitudes básicas
lectura de la información relacionada con el trabajo
escribir cosas para compañeros de trabajo o clientes
Solución de problemas
darse cuenta de un problema y averiguar la mejor manera de resolverlo
Verbal
escuchar y entender lo que dicen las personas
leer y entender lo que está escrito
Ideas y lógica
ordenar o acomodar cosas
notar cuando ocurren problemas
A las personas interesadas en este trabajo les gustan actividades que incluyan datos, detalles y rutinas regulares.
Hacen bien el trabajo que necesita:
Atención al detalle
Integridad
Confiabilidad
Cooperación
Independencia
Autocontrol
Es posible que utilice software como este en el trabajo:
Software de contabilidad
Intuit QuickBooks
Sage 50 Accounting
Cloud-based data access and sharing software
Dropbox
Base de datos de interfaz de usuario y el software de consulta
Database software
Microsoft Access
Por lo general se necesita algo de universidad o título universitario
Para comenzar su carrera:
Es menos posible que existan nuevas oportunidades de empleo en el futuro.