Bien organizado ... ingenioso… persistente y orientado a los detalles ... con un fuerte impulso para que las cosas funcionen Secretarios y asistentes administrativos necesita una combinación de todas estas cualidades. Manejan actividades administrativas en la mayoría de las organizaciones, incluyendo escuelas, centros de salud, oficinas gubernamentales y compañías privadas. Los secretarios realizan una amplia variedad de tareas. Preparan documentos y hojas de cálculo, organizar archivos, programar citas, y apoyar a otro personal. También pueden comprar suministros, planificar eventos, y administrar almacenes. La mayoría responde llamadas telefónicas y dirigirlos apropiadamente. En escuelas, manejan las comunicaciones entre los padres, estudiantes y administración escolar. Algunos deberes son particulares a un tipo de secretario: Secretarios ejecutivos trabajo para altos ejecutivos para manejar responsabilidades complejas, incluyendo informes de investigación y redacción. La confidencialidad y la integridad son esenciales. También pueden administrar el personal de oficina. Secretarios legales preparar documentos legales y ayuda con la investigación legal bajo la supervisión de un abogado o un asistente legal. Secretarios médicos transcriben dictado y preparar informes o artículos para médicos o científicos médicos. Pueden manejar las comunicaciones con los pacientes y procesar pagos de seguro. La mayoría de las secretarias y asistentes administrativos trabajo a tiempo completo en oficinas; algo de trabajo para empresas de servicios administrativos fuera de sus propios hogares. Los trabajos generalmente requieren una educación secundaria y oficina básica, computadora, y habilidades gramaticales en inglés. Secretarios legales y médicos necesita entrenamiento adicional para aprender la terminología de la industria. La mayoría de las universidades comunitarias ofrecen programas o cursos para obtener estas habilidades. Las secretarias ejecutivas requieren varios años de experiencia laboral relacionada.
Lo que hacen:
Brindan apoyo administrativo de alto nivel por medio de investigación, preparación de informes estadísticos, y ocupándose de los pedidos de información, además de realizar tareas administrativas rutinarias tales como preparar la correspondencia, recibir visitantes, coordinar llamadas telefónicas, y programar reuniones. También pueden capacitar y supervisar personal de oficina de menor rango.
En el trabajo, usted:
Gestionar y mantener los horarios de los ejecutivos.
Hacer los arreglos de viaje para ejecutivos.
Preparar facturas, informes, memorandos, cartas, estados financieros y otros documentos, utilizando procesador de textos, hoja de cálculo, base de datos o software de presentación.
Comercio
servicios administrativos
servicio al cliente
Artes y humanidades
idioma inglés
Ingeniería y tecnología
computadoras y equipos electrónicos
Aptitudes básicas
escuchar a los demás, no interrumpir y hacer buenas preguntas
lectura de la información relacionada con el trabajo
Social
buscar maneras de ayudar a las personas
cambiar lo que se hace de acuerdo a las acciones de otras personas
Verbal
comunicarse hablando
comunicarse por escrito
Ideas y lógica
ordenar o acomodar cosas
notar cuando ocurren problemas
A las personas interesadas en este trabajo les gustan actividades que incluyan datos, detalles y rutinas regulares.
Hacen bien el trabajo que necesita:
Atención al detalle
Integridad
Confiabilidad
Cooperación
Adaptabilidad/flexibilidad
Preocupación por otros
Es posible que utilice software como este en el trabajo:
Planificación de recursos empresariales ERP software
Microsoft Dynamics
SAP software
La creación de páginas Web y software de edición
Google Sites
LinkedIn
Gráficos o imágenes fotográficas, software de
Adobe Systems Adobe Illustrator
JamBoard
Por lo general se necesita título de asociado o diploma de «high school» o GED
Para comenzar su carrera:
Es menos posible que existan nuevas oportunidades de empleo en el futuro.