Bien organizado ... ingenioso… persistente y orientado a los detalles ... con un fuerte impulso para que las cosas funcionen Secretarios y asistentes administrativos necesita una combinación de todas estas cualidades. Manejan actividades administrativas en la mayoría de las organizaciones, incluyendo escuelas, centros de salud, oficinas gubernamentales y compañías privadas. Los secretarios realizan una amplia variedad de tareas. Preparan documentos y hojas de cálculo, organizar archivos, programar citas, y apoyar a otro personal. También pueden comprar suministros, planificar eventos, y administrar almacenes. La mayoría responde llamadas telefónicas y dirigirlos apropiadamente. En escuelas, manejan las comunicaciones entre los padres, estudiantes y administración escolar. Algunos deberes son particulares a un tipo de secretario: Secretarios ejecutivos trabajo para altos ejecutivos para manejar responsabilidades complejas, incluyendo informes de investigación y redacción. La confidencialidad y la integridad son esenciales. También pueden administrar el personal de oficina. Secretarios legales preparar documentos legales y ayuda con la investigación legal bajo la supervisión de un abogado o un asistente legal. Secretarios médicos transcriben dictado y preparar informes o artículos para médicos o científicos médicos. Pueden manejar las comunicaciones con los pacientes y procesar pagos de seguro. La mayoría de las secretarias y asistentes administrativos trabajo a tiempo completo en oficinas; algo de trabajo para empresas de servicios administrativos fuera de sus propios hogares. Los trabajos generalmente requieren una educación secundaria y oficina básica, computadora, y habilidades gramaticales en inglés. Secretarios legales y médicos necesita entrenamiento adicional para aprender la terminología de la industria. La mayoría de las universidades comunitarias ofrecen programas o cursos para obtener estas habilidades. Las secretarias ejecutivas requieren varios años de experiencia laboral relacionada.
Lo que hacen:
Desempeñan tareas administrativas de rutina tales como redactar correspondencia, programar citas, organizar y mantener archivos escritos y electrónicos o suministrar información a las personas que llaman por teléfono.
En el trabajo, usted:
Respuesta teléfonos y dar información a los que llaman, tomar mensajes o transferir llamadas a las personas apropiadas.
Saludar a los visitantes o personas que llaman y manejar sus consultas o directamente a las personas apropiadas de acuerdo a sus necesidades.
Crear, mantener y anotar información en bases de datos.
Comercio
servicios administrativos
servicio al cliente
Artes y humanidades
idioma inglés
Ingeniería y tecnología
computadoras y equipos electrónicos
Aptitudes básicas
escuchar a los demás, no interrumpir y hacer buenas preguntas
hablar con otras personas
Solución de problemas
darse cuenta de un problema y averiguar la mejor manera de resolverlo
Verbal
comunicarse hablando
comunicarse por escrito
Atención
prestar atención a algo sin distraerse
A las personas interesadas en este trabajo les gustan actividades que incluyan datos, detalles y rutinas regulares.
Hacen bien el trabajo que necesita:
Atención al detalle
Integridad
Cooperación
Confiabilidad
Preocupación por otros
Autocontrol
Es posible que utilice software como este en el trabajo:
Planificación de recursos empresariales ERP software
Microsoft Dynamics
SAP software
Base de datos de interfaz de usuario y el software de consulta
Blackboard software
Yardi software
Software de video conferencia
Google Meet
Zoom
Por lo general se necesita diploma de «high school» o GED o título de asociado
Para comenzar su carrera:
Es muy posible que existan nuevas oportunidades de trabajo en el futuro.